En la era digital, muchas empresas y organizaciones se enfrentan a un desafío constante: la gestión y procesamiento eficiente de grandes volúmenes de documentos; desde facturas y contratos, hasta textos manuscritos. Así pues, se hace necesario un sistema que agilice todos estos procesos y, es aquí, donde entra en primera instancia la ventaja de nuestras facturas OCR y todas las ventajas que presenta para facturas con esta tecnología.
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¿Cuál es el significado de OCR facturas?
OCR, siglas que hacen referencia a Reconocimiento Óptico de Caracteres, es un tipo de tecnología diseñada para identificar caracteres de texto en imágenes digitales de documentos físicos.
Su funcionamiento se basa en la combinación de hardware y software; mientras que el escáner óptico o circuito especializado, capturan la imagen del documento, el software, procesa la imagen y reconoce los caracteres, convirtiéndolos en texto editable.
En resumen, este sistema transforma documentos físicos, como imágenes, fotografías o archivos PDF, en formatos digitales editables, facilitando su almacenamiento, búsqueda y procesamiento automatizado.
Funcionamiento del sistema OCR
El proceso OCR lo podemos dividir en 4 etapas fundamentales:
- Digitalización de documentos. En esta fase, vamos a capturar la imagen del documento mediante un escáner o cámara.
- Procesamiento de la imagen. Una vez escaneada la imagen, esta se convierte en una versión en blanco y negro para facilitar la identificación de los caracteres.
- Reconocimiento de caracteres. Procesada la imagen, lo que va a hacer el sistema es analizar las zonas más oscuras de la imagen y así podrá segmentar los caracteres y compararlos con los patrones almacenados en su base de datos.
- Conversación en texto editable. Llegamos ya a la ultima etapa, donde una vez ya escaneado, procesado e identificado el texto, lo que va a ocurrir es que se va a generar un documento en formato editable que facilitará la gestión.
Ventajas: facturas OCR
A parte de lo ya comentado, que el software OCR nos va a facilitar la gestión, el uso de OCR para la digitalización de facturas, aporta múltiples ventajas a las empresas que lo implementan. Entre ellas encontramos:
- Automatización de procesamiento de documentos.
- Reducción de errores.
- Mayor eficiencia y productividad.
- Optimización de la gestión de la información.
- Sostenibilidad y reducción de papel.
En el caso de la facturación electrónica, el OCR permite extraer datos clave como el número de factura, la fecha, el nombre del proveedor, impuestos y montos, consiguiendo que se optimice la contabilidad de la empresa.
Nuestro módulo para altas y reconocimiento de facturas OCR
Con nuestra solución web para comercializadoras de gas y electricidad, es posible gestionar contratos, facturas, control de agenda, envío y recepción de documentación y control/liquidación de retribuciones tal y como ocurren con el ERP para pymes que disponen de software complejos y funcionales.
Así, disponemos de SIGE.Portal de Agentes donde encontrarás el módulo de Reconocimiento de Facturas OCR, a través del cual los documentos se graban directamente a través de la importación de los campos de la factura en formato .JPG, .PNG o PDF.
El proceso dentro de este módulo, es el siguiente:
Contacta con Audinfor System si quieres más información sobre nuestro módulo, y empieza a disfrutar de todas las ventajas para facturas con nuestro software OCR.
