En el sector energético es crucial contar con una gestión administrativa precisa. Un pequeño error en los datos puede convertirse en un sinfín de incidencias: reclamaciones, pérdida de tiempo, abonos y deterioro de la imagen de marca.
Entre los errores más comunes en una comercializadora destacan el cruce de CUPS y dobles facturas, dos problemas que pueden parecer menores, pero que impactan directamente en la rentabilidad y la experiencia del cliente.
Pero… ¿Qué son exactamente y cómo puede una comercializadora evitarlos?
Índice de contenidos
¿Qué es el CUPS y por qué es tan importante?
El CUPS (Código Universal del Punto de Suministro) es el identificador de cada punto de energía, tanto de gas natural como electricidad. Es un código único, transferible y fundamental para identificar correctamente el suministro en cualquier operación: alta, cambio de titular, facturación.
Cada contrato o modificación de consumo o cambio administrativo depende de que ese código esté correctamente asociado al cliente y al punto de suministro real.
Un cruce de CUPS ocurre cuando los datos de contrato o consumo se asocian al código incorrecto. En otras palabras: un cruce de CUPS es cuando se factura al cliente equivocado o se asigna el consumo de un suministro a otro.
Resultado de cruce de CUPS
Las consecuencias de un cruce de CUPS pueden ser significativas tanto para la comercializadora como para el cliente:
- Facturas incorrectas.
- Consumos mal imputados.
- Quejas y reclamaciones por parte de los clientes
- Pérdida de tiempo en correcciones manuales posteriores.
Cómo evitar el cruce de CUPS
Evitar este tipo de errores requiere una combinación de tecnología, control de procesos y auditorías continuas. Algunas de las mejores prácticas son:
- Validación automática de CUPS: Antes de registrar un cambio, el sistema debe contrastar el CUPS con la distribuidora para asegurar que los datos coinciden.
- Integración entre sistemas: La comunicación fluida entre el CRM, ERP y el sistema de facturación evita discrepancias en los datos.
- Control de duplicidades y errores de carga: Los algoritmos de verificación deben detectar inconsistencias en tiempo real antes de que llegue a facturación.
- Auditorías preventivas: Revisión periódica de la base de datos para identificar CUPS inactivos, duplicados o con asignaciones erróneas.
¿Qué son las dobles facturas?
Las dobles facturas suelen generarse cuando, por algún fallo en el flujo de datos, se emiten dos documentos para el mismo período o punto de suministro. Esto puede deberse a: fallos en la sincronización de cierres de facturación, retrasos en los ficheros de medida o curvas de carga, reintentos manuales o automatizados sin control previo,…
El resultado es una factura duplicada que genera confusión, reclamaciones y, en muchos casos, devoluciones o abonos que afectan directamente a la tesorería e imagen de la empresa.
Cómo evitar las dobles facturas
Para evitar las dobles facturas:
- Control de facturación único: El sistema debe verificar si ya existe factura emitida para ese CUPS y período antes de crear una nueva.
- Historial y trazabilidad completa: Cada emisión debe quedar registrada con su estado: en proceso, cancelada, emitida, abonada…
- Procesos automatizados con bloqueo inteligente: En lugar de repetir procesos manuales, el sistema deberá impedir automáticamente cualquier intento de duplicar una factura.
- Monitorización continua: Controles automáticos que alerten de incoherencias en el volumen de facturación emitido frente a lo previsto.
De esta forma, se lograría una facturación limpia, coherente y fiable, que reduce incidencias y mejora la satisfacción del cliente final.
Evita cruce de CUPS y dobles facturas con Audinfor System
Evitar cruce de CUPS y dobles facturas es solo una parte del resto.
Con Audinfor System, dispondrás de una plataforma integral que automatiza los procesos de tu comercializadora, centraliza la información y elimina errores antes de que aparezcan.
Contar con Audinfor System
